Saturday, 21 Jul 2018

6 Persiapan Sebelum Melakukan Perjalanan Bisnis ke Kota Tokyo

 

Kota Tokyo masih menjadi kota bisnis tersibuk kedua, setelah New York. Hingga tahun 2018 ini, banyak perusahaan di Indonesia yang menjadi relasi Negeri Sakura. Oleh sebab itu, ketika Anda ditugaskan untuk melakukan perjalanan bisnis atas nama lembaga atau perusahaan, persiapkan lebih dulu segalanya. Inilah 6 hal yang wajib Anda persiapkan.

  1. Mengetahui dengan Jelas Tujuan Perjalanan Bisnis

Kalau Anda baru pertama kali melakukan perjalanan bisnis, lebih baik ketahui tujuannya dulu. Biar tidak melenceng, sebab hari yang ditargetkan amat terbatas. Rata-rata, tujuan perjalanan bisnis itu untuk kebutuhan rakernas (rapat kerja nasional), seminar, kunjungan kerja, pendidikan & latihan, pelantikan, kerja sama, kegiatan sosial, tender, dan lainnya.

Katakanlah Anda saat ini bekerja menjadi staff pemasaran perusahaan yang bergerak di bidang elektronik. Perusahaan yang menaungi Anda selalu mendapat suplai dari Jepang, tepatnya di Tokyo. Bukan tidak mungkin pimpinan menugaskan Anda untuk cek barang di negeri asal sekaligus mempererat kerja sama. Nah, Anda harus tahu hal-hal seperti ini.

  1. Mencatat Rencana Perjalanan dari Berangkat sampai Pulang

Lama perjalanan biasanya sudah diputuskan oleh pimpinan tempat Anda bekerja. Katakanlah Anda ditugaskan selama 3 hari untuk perjalanan ke Tokyo. Maka, waktu yang Anda miliki tidak boleh melebihi durasi masa penugasan tersebut. Untuk melancarkan program perjalanan bisnis, catat hal-hal penting selama perjalanan.

Dimulai dari perjalanan Bandara Soekarno Hatta ke Bandara Narita (Jepang). Lalu hari kedua langsung ke Tokyo. Jangan mampir ke wisata Disneyland, Asakusa, Akihabara, Shinjuku, atau kota lainnya. Godaannya memang berat sih. Setelah urusan selesai, di hari ketiga langsung kembali ke Jakarta. Kalau bisa secepat mungkin.

  1. Menyiapkan Alat Pembayaran untuk Perjalanan Bisnis

Status alat pembayaran juga memiliki kedudukan yang amat penting. Apa saja yang perlu dipersiapkan? Pertama, siapkan mata uang Yen setibanya di Jepang. Tempat penukaran mata uang ini bisa diperoleh di Money Changer yang berada di ATM Seven-Eleven, Daikokuya, Travelex Japan, dan juga bisa didapatkan melalui Bank Tokyo Mizuho.

Kedua, persiapkan kartu kredit. Fungsi kartu kredit ini lebih praktis daripada uang tunai. Hebatnya, bisa digunakan di negara mana pun tanpa harus pergi ke Money Changer. Ketiga, persiapkan pula Traveller Check. Cek perjalanan ini dibuat khusus untuk orang yang bepergian ke negara lain. Nantinya bisa diuangkan lewat bank yang memberi izin.

Terakhir, siapkan Letter of Credit. Persiapan ini perlu diterapkan apabila perusahaan membutuhkan dana besar selama lawatan ke Tokyo. L/C ini dikeluarkan atas nama pimpinan Anda. Jadi Anda tidak perlu khawatir dengan beban biaya yang tercantum di dalamnya. Asal perjalanan bisnis beres, tidak ada masalah.

  1. Siapkan Asuransi Perjalanan Bisnis

Tidak semua perusahaan memberikan layanan gratis terkait asuransi perjalanan bisnis pada karyawannya. Kalau faktanya begitu, mau tidak mau Anda harus mendaftar ke perusahaan asuransi. Soalnya keselamatan dan keamanan selama perjalanan bisnis sangat penting. Bahkan bisa berdampak besar pada perusahaan kalau Anda gagal melaksanakan tugasnya.

Dalam asuransi perjalanan bisnis, Anda akan diberikan jaminan keselamatan saat terjadi kecelakaan, dirampok, dan hal-hal buruk lainnya. Minimal, ketika Anda mendaftar asuransi perjalanan, status dan identitas Anda lebih jelas. Soalnya banyak yang menaungi Anda, mulai dari negara, perusahaan asuransi, dan juga perusahaan tempat Anda bekerja.

  1. Menyiapkan Dokumen Perjalanan Bisnis

Perjalanan ke Tokyo jelas berbeda dengan perjalanan ke Tanah Abang. Beberapa dokumen yang harus Anda persiapkan adalah surat tugas, SPPD, jadwal perjalanan dan peta, daftar nama dan nomor telepon yang bisa dihubungi, paspor, visa, yellow card, asuransi perjalanan bisnis, KTP, fiskal, dan juga exit permit.

Apakah Anda sudah tahu bagaimana cara membuat paspor? Soalnya paspor itu sama dengan KTP versi luar negeri. Cara membuatnya mudah kok. Datang langsung ke kantor imigrasi, isi formulir, dan tunggu sampai paspor jadi. Adapun dokumen untuk mengurus paspor meliputi KTP, KK, Akte kelahiran, foto, ijazah terakhir, SPPD, dan SK berkelakuan baik dari polisi.

  1. Siapkan Hotel atau Penginapan Selama Perjalanan Bisnis

Seseorang yang melakukan perjalanan bisnis biasanya sudah dijamin soal penginapan. Soalnya sudah menjadi tanggungan perusahaan untuk menjamin kelancaran urusan. Tapi Anda tetap memiliki kebebasan untuk memilih hotel setibanya nanti di Tokyo. Hotel apa saja yang cocok untuk perjalanan bisnis?

Tokyo Business Hotel mungkin cocok untuk Anda. Lokasi hotel ini dekat dengan Shinjuku Gyoenmae Station. Paling-paling durasi perjalanan antara keduanya hanya 2-3 menit. Di dalam hotel ini terdapat fasilitas seperti pemandian umum yang akan menyegarkan badan Anda. Untuk menginap semalaman penuh, tarifnya hanya 3.000 Yen atau 400 ribuan.

Ketika berada di Tokyo, usahakan selalu bersikap ramah. Negeri Sakura sangat menjunjung tinggi-tinggi hubungan kerja sama yang baik dengan negara mana pun. Penguasaan Bahasa Inggris Anda juga perlu ditingkatkan biar setiap pembicaraan yang terlibat bisa lancar. Jadi, tidak perlu lagi khawatir soal kendala-kendala selama perjalanan bisnis. Yakin saja: beres.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

shares